Şirketinizde İK Departmanı Ne Zaman Kurulmalı? 7 Açık İşaret I S’ HR

KOBİ’lerde İK ihtiyacını gösteren 7 işareti ve ilk adımda neyi kurmanız gerektiğini anlatıyoruz.

Çoğu şirkette İK, bir gün karar alınarak kurulmaz. Önce muhasebe bordroyu yapar, işe alımı patron üstlenir, özlük dosyaları bir dolapta birikir. Sonra şirket büyür ve bu düzen bir gün çalışmamaya başlar.

Peki o günü nasıl anlarsınız? Yirmi yılı aşkın sahada çok farklı ölçekte şirketle çalıştım. İK ihtiyacını çalışan sayısından çok, aşağıdaki işaretler belirliyor.

1. İşe alım yöneticilerin zamanını yiyor

Genel müdür haftada birkaç mülakat yapıyor, departman yöneticileri ilan yazmakla uğraşıyorsa, şirketin en pahalı saatleri en verimsiz şekilde harcanıyor demektir. Üstelik yapılandırılmamış mülakatlarla verilen kararların isabeti düşüktür.

2. Yeni başlayanlar çabuk ayrılıyor

Yeni çalışanların ilk altı ay içinde ayrılması genellikle iki yerden kaynaklanır: yanlış kişiyi seçmek ya da doğru kişiyi iyi karşılamamak. İkisi de İK’nın konusudur. Bir çalışanın ayrılmasının maliyeti yalnızca yeniden ilan vermek değildir; kaybedilen zaman, ekibin moralü ve aktarılamayan bilgi de bu hesaba girer.

3. Kimin ne iş yaptığı yazılı değil

Görev tanımları yoksa sorumluluklar kişilere göre şekillenir. Bir çalışan ayrıldığında işin bir kısmı onunla birlikte gider. Aynı işi yapan iki kişi arasında “bu benim işim değil” tartışmaları başlar.

4. Maaş ve terfi kararları kişiye göre veriliyor

Zam dönemi her yıl bir pazarlık masasına dönüşüyorsa, en iyi çalışanlar değil, en çok isteyenler kazanıyor demektir. Belli bir ücret yapısı ve performans ölçütü olmadan verilen kararlar, sessiz ama kalıcı bir adaletsizlik duygusu yaratır.

5. Yöneticiler ekip yönetmekte zorlanıyor

KOBİ’lerde yöneticiler genellikle işinde en iyi olan kişilerden seçilir. Ancak iyi bir satışçı ya da iyi bir mühendis, kendiliğinden iyi bir yönetici olmaz. Geri bildirim veremeyen, zor konuşmalardan kaçınan yöneticiler ekiplerini farklı bir yöne savurabilir.

6. Yasal yükümlülükler takip edilemiyor

Çalışan sayısı arttıkça sorumluluklar da artar. Örneğin 50 ve üzeri çalışanı olan işyerlerinde engelli çalışan istihdamı zorunluluğu başlar. Özlük dosyaları, izin kayıtları, kişisel verilerin korunması ve işten çıkış süreçleri düzensiz yürütüldüğünde, bir iş davası şirkete ciddi bir maliyet çıkarabilir.

7. “Bir şeyler yolunda gitmiyor” hissi

Belki en önemli işaret budur. Verimlilik düşüyor, ekip içinde gerginlik var, ama nedenini tam olarak koyamıyorsunuz. Bu his çoğu zaman tek bir sorundan değil, birbirine bağlı birkaç eksik süreçten kaynaklanır.

İK departmanı kurmak, hemen bir ekip kurmak demek değil

Bu işaretlerden üç ya da daha fazlası size tanıdık geldiyse, İK’ya yatırım zamanı gelmiş demektir. Ancak bu, yarın bir İK müdürü işe almak anlamına gelmez. Doğru sıra genellikle şudur:

1. Mevcut durumu görün. Neyin çalıştığını, neyin aksadığını ve hangi riskin öncelikli olduğunu belirleyin.
2. Temeli kurun. Görev tanımları, organizasyon yapısı, işe alım ve oryantasyon süreci ilk yapılması gerekenlerdir.
3. Sonra büyütün. Performans sistemi, kariyer basamakları ve eğitim planlaması bu temelin üzerine oturur.
4. Sistemi yürütecek kişiye karar verin. Kurulmuş bir sistemi yürütmek için kadrolu bir İK sorumlusu mı, yoksa düzenli dış destek mi daha uygun, bu aşamada çok daha net görülür.

Sırasız başlanan İK yatırımları genellikle aynı yere çıkar: bir İK çalışanı işe alınır, ama ortada kuracağı bir sistem çerçevesi olmadığı için günlük işlerin içinde kaybolur.

Sık sorulan sorular

Kaç çalışana ulaşınca İK departmanı kurulmalı? Kesin bir sayı yok. Bazı şirketlerde 25 kişide ihtiyaç doğar, bazıları 80 kişiye kadar idare eder. Belirleyici olan sayı değil, yukarıdaki işaretlerin kaçını yaşadığınızdır.

Küçük bir şirketiz, İK sistemi bize fazla gelmez mi? Doğru kurulmuş bir sistem şirketin ölçeğine göre tasarlanır. 30 kişilik bir şirket için büyük bir kurumun prosedürlerini kopyalamak değil, sade ve gerçekten uygulanan bir yapı kurmak gerekir.

İK sistemi kurmak ne kadar sürer? Kapsamına göre değişir. Temel süreçlerin kurulması genellikle birkaç ay sürer; önce mevcut durumu netleştirmek, sürenin ve maliyetin doğru planlanmasını sağlar.

---

Nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız İK Sistem Kurma Danışmanlığı ile şirketinizin ölçeğine uygun bir yapıyı birlikte kuralım. Önce ücretsiz bir ön görüşme planlayın, ihtiyacınızı dinleyelim.

Sinem Işık, İnsan Kaynakları Danışmanı ve Kurumsal Eğitmen, S’HR Akademi & Danışmanlık kurucusu