Geribildirim motivasyon için kullanılabilecek en iyi yollardan biridir. Çalışana, yöneticisinin onunla ilgilendiğini, ona önem ve özen gösterdiğini gösterir. Bu da kişisel gelişim ve yükselmeyi sağlar. Geribildirim, karşılıklı iletişimin ayrılmaz bir parçasıdır. Geribildirim, bir performans ya da davranış hakkında, o performansı ya da davranışı onaylayıp gelişmesini sağlayacak bir harekete öncülük edecek bilgidir. Geribildirim verimli, etkili ve yapıcı olmalıdır. Geribildirim, kişinin kişisel performansı ve geliştirdiği performans arasındaki boşluğu Yönetici/Liderin  bakış açısı tarafından neye benzediğinin söylenmesidir.

Geribildirim sunarken şu üç konuya (EEİ) değinilmelidir:

EYLEMLER: Gözden geçirilen konuda koçluk yapılan kişinin iyi ya da zayıf olduğu yönler,

ETKİ: Bu eylemlerin yarattığı etki,

İSTENEN SONUÇ: Geribildirim verilen kişinin bu konularda daha etkili olabilmesinin yolları

Bir yöneticinin, en iyi geri bildirimi verebilmesi için yapması gerekenler:

• Kişisel eleştiride bulunmamalıdır, çalışanın kişiliğine yönelik yapılan eleştiriler kendine olan güvenini sarsar ve bu da yöneticiye herhangi bir fayda sağlamaz,
• Yargılayıcı bir hükümde bulunmamalıdır,
• Eleştiriden kaçınıp az bilgi vermemeli,
• Değer yargılarını eleştirmeden öğrenmeye çalışmalı,
• Birçok soru ile daha detaylı bilgi edinmeli.

Çalışanın yaptığı işi anlamaya çalışarak, yöneltilen sorularla daha detaylı geri bildirim sağlanır. Böylelikle hem çalışana farkındalık yaratılır, hem de çalışanın yaptığı işi sorgulamasına neden olunur. Bu da kendi performansını takdir etmesini sağlayarak kişide sorumluluk duygusunu ortaya çıkarır. Bu iki faktör, sorumluluk ve farkındalık birleşince öğrenme başlar. Yönetici, elemana sadece kendi düşüncesini söylerse onu takdir etmediğini düşünen çalışan, işi sahiplenmeyecektir. Yönetici yargılayıcı tavırdan çok bilgi verici olmalıdır. Böylece çalışan kendini savunma konumuna geçmez. Eğer kendini savunma konumunda hissederse farklı özürlerle gerçekleri çarpıtabilir. Bu da çalışanın performansında herhangi bir gelişim sağlamaz. Yaşadıklarımızdan ve diğerlerinden alınan geri bildirimler, öğrenmeye ve performans gelişimine yol açar. Yapılan geri bildirim süreç ve sonuçları kapsamalıdır.

Geribildirim Verimli, Etkili ve Yapıcı olmalıdır,

Verimli Geribildirim

Genellikle geribildirim süreci çalışanlara belli bir süre içinde önemli bilgi sağlar.

Geribildirim şuralarda kullanılır:

• Performans gelişimini göstermek,
• Gerekli ayarlamaları yapmak ve problem çözmek,
• Çalışanı motive etmek,
• Gelecek hedef belirleme aktivitelerine alt yapı sağlamak. Verimli geribildirim, çalışanın davranışının hedefe ulaşmada doğru adımlar olup olmadığını gösterir.

Etkili Geribildirim

Geribildirim, yöneticinin çalışana verebileceği en güzel armağandır. Etkili geribildirim, karşı tarafın tepkisini anlamak ve bununla baş etmek ile tanımlanır.

Etkin geribildirim için:

• Çalışan rica ile davet edilmeli,
• Çalışanın neyi başarmak istediğine, neyi öğrenmek istediğine ve ne yapması gerektiğine odaklanılmalı,
• Sık sık geribildirim verilmeli,
• Faaliyetten hemen sonra, aksiyondan hemen sonra çalışanın çalışmasına yansıması için hemen geribildirim verilmeli,
• Yardım edici, kızgın olmayan davranış tutumuyla verilmeli,
• Vücut dili ile karşılaştırılmalı terminoloji kullanılmalı,
• Kişiyi değil, görev ve faaliyet ve davranışa odaklanılmalı,
• Doğrudan ve ben’le başlayan cümleler kullanılmalı, yorumlanmamalı,
• Çalışana ne söylemek ve ne vermek istendiği teyit edilmeli, geribildirim negatif olmamalı

Yapıcı Geribildirim

Geribildirim insanların davranışlarını düzeltmelerini sağlar. Kendi problemlerine çözüm bulmak için kişiliklerini ortaya koyar. Ben kimim ve “başka insanlar benden ne istiyor” u ortaya çıkarır. Yıkıcı geribildirim, geribildirim alan taraf için kritiktir, suçlar ve engeller. Geribildirim vermek insanların davranışlarının değişmesine yardım etmektedir.

Yapıcı geribildirim:

• Bireylere aidiyet duygusu sağlar ve çabalarının değerli olduğunu hissettirir,
• Yapıcı geribildirim arzulanan davranışın güçlü yanlarını gösterdiği için devamını sağlar,
• Bireyin güçlü yönlerini ortaya koyar,
• Yeni fikir ve yeni stratejiler geliştirmede, önermede ve karar vermede yardımcı olur,
• Yönetici ile çalışan arasında bir köprü oluşturur. Güven ve iki taraflı açık iletişim kurmasını sağlar,
• Kendine güven, saygınlık ve özgüven kazandırır,
• Çalışanları öğrenmeme ve üretmeme gibi kötü alışkanlıklardan uzaklaştırır,
• Geribildirim zamanı korur, yönetici proaktif yaklaşımıyla problemin doğrudan kaynağına iner,
• Geribildirim notları dökümante edildiğinde kaydedildiğinde, rapor şeklinde saklanıp bir sonraki adımda neler yapılabileceği konusunda yardımcı olur.

Yazar 

Yazar: Sema Öztürk Sümer - Kariyer/Performans ve Yönetici Koçu - Eğitmen